Gelen kutunuzun temizlenmesi, çoğumuzun banka hesaplarını dosyalamak ve gereksiz çekmeceleri düzenlemek arasında birçoğumuzun üstesinden geleceğimiz bir listeye attığımız bir görevdir. Ama neden?
Çünkü insanlar başlarını görmedikçe bir şey yapmaya zorlanıyorlar.
Gelen kutusu organizasyonunu yüksek öncelikli hale getirmenin bir nedeni: sizi daha mutlu, daha huzurlu ve daha üretken bir insan haline getirecek.
Radicati'nin birkaç yıl önce yaptığı bir araştırmada, araştırmacılar ortalama işçinin 2015 yılına kadar günde yaklaşık 125 e-posta gönderip alacağını öngördüler. Bu, yılda bir kez olmak üzere "graymail" de dahil olmak üzere yaklaşık 45.625 e-posta alıyor, ancak kişisel e-posta dahil değil. Yani, eğer arkadaşlarınız varsa, devam edip bu sayıyı yukarı doğru çarpabilirsiniz. Bu zamana göre ne yapar?
2012 yılında, bir McKinsey & Company raporu, insanların çalışma haftasının yaklaşık% 28'ini e-postaları okuyarak ve yanıtlayarak geçirdiğini bulmuştur. Haftada yaklaşık 12 saat. Seni bilmiyorum ama bu sayıyı ikiye bölebilirsem, yogaya gitmek için daha fazla zamanım olur.
Ama zamanınızı özgürleştirmekten daha fazlası. Gelen kutunuzun zihninizin bir temsili olduğuna inanıyorum. Ve temizliği gerçekten de zihinsel karmaşayı beraberinde getiren barışla ilgili. Bu şekilde e-posta hakkında düşünmeye başladığınızda, sizden gelen kutuyu kontrol altına almanın önemini anlıyorsunuz. Başlamak için bazı adımlar atıyorsunuz:
1. Kendinize Sorunları Sorun. Kendi düşüncenizin gelen kutunuzla ne ilgisi olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Her şey, gerçekten. Dış, içsel bir temsilidir. Gelen kutunuzu zihin durumunuzun bir yansıması olarak düşünerek, gelen kutunuza neden izin vermediğinizi ve başka şeylerin hayatınızdaki kontrolünüzün dışına çıkmasını nasıl sağladığınızı sorarak başlayın. Cevap, çok fazla ihtiyaç duyulan bir kariyer değişikliğinden kaçınmak kadar aşırı ya da çok ciddi olabilir. Bu konuların tanımlanması ve karşılanması tüm sürecin en zor kısmı olabilir. Kendini dürüstçe cevapla, ve bu görevi ele almak için zihinsel ve duygusal olarak hazır olursun.
2. “RDFS” Okunmamış E-postalarınız. Bird by Bird: Yazma ve Yaşam için Bazı Talimatlar kitabında Anne Lamott, bir çocuk olarak, bir zamanlar kuşlarla ilgili bir okul projesinin nasıl ezildiğini anımsatır. Babası ağabeyine “kuş kuşu” projesini almasını söyledi, böylece ilerideki büyük görevden korkmayacaktı. Gerçi ölen sayısız okunmamış e-posta adresiniz olabilir. Kuşla kuş yapmalısın. Yapılmayı düşünmeyin, sadece zihinsel esenliğiniz için bu göreve başladığınızı hatırlayarak azar azar azar azar azar. Her bir e-postayı bir amacı olduğu için görmek, bir şeyleri başarmışsınız gibi hissetmenizi sağlar. ”RDFS”, bunu yapmanın kolay bir yoludur. Her yeni e-postanın dört eylemden birini gerektirdiğini söyleyen eski bir patronumun bu kısaltılmış kısaltmasını uyarladım: hemen yanıt ver, yanıt vermeden sil, takip et ya da gelecekteki referans için sakla. Her yeni e-posta için sadece dört seçeneğin olduğunu biliyorum. kararsızlık ve çaresizlik duygularını dağıtır, okunmamış e-postalarınızı sıralamak ve üretkenliğinizi arttırmak için gereken süreyi kısaltır. Okunmamış e-postalarınızın 5.000'inden (ya da numaranız ne olursa olsun… burada herhangi bir yargılamadan) geçtiğinizde, bunların büyük bir kısmı “takip” veya “gelecekteki referans için tasarruf” kategorisine girebilir, ancak bu yüzden önemli bir sonraki adım Sizin için çalışan bir organizasyon sistemi kurmaktır.
3. Neyin Solunu Düzenle. Organizasyon vaadiyle ne kadar üzüldüğümü beni şaşırtmaktan asla vazgeçmez. Google'ın Gelen Kutusu adlı yepyeni bir e-posta hizmeti, “yapılacaklar listesi modeli olarak e-posta” kullanmaktadır. Bu, e-postaları “sabitlenmiş”, “ertelenmiş” veya “bitti” kategorilerine ayırmanıza ve çok sayıda e-postayı “paketler” içine toplamanıza olanak tanır. Gelen kutusu karmaşasını daha yönetilebilir hale getirin. Evet, gerçekten kullanıcı dostu, ancak bu kayganlık tarafından baştan çıkarmayın. Gelen kutunuzu temiz almasına gerek yoktur. Bu süreci daha kolay hale getirecek sihirli bir hayat kesmek yok. Ama iyi haber şu: Bir aptal kanıtı formülü var. Gelen kutunuzun kesilmesi sadece bir sistem geliştirmeyi ve buna tutarlı kalmayı gerektirir. Bunu yapabilmeniz için altınsınız. Yapmam gereken şey şu: Tüm postalarım için bir Gmail gelen kutusu kullanıyorum ve yeni e-postalarımı “RDFS” oluşturduktan sonra, “ileride başvurmak için kaydet” seçeneğini arşivliyorum ”Gmail'in klasörlerini kullanarak renk kodlu ve iç içe geçmiş e-postalar. Uygun bir klasör yoksa, yeni bir tane oluştururum. Şu anda 65 aktif klasörüm var. (Gmail'i kullanmazsanız çoğu e-posta sunucusu benzer bir işlevi gerçekleştirebilir.) Ardından, gelen kutumda tuttuğum "takip" e-postalarımı ele alıyorum (bu numarayı 100'ün üzerine çıkmasına asla izin vermemeye çalışıyorum, çünkü biliyorum Şahsen beni bunalmış hissettiriyor. Bu "takip" e-postaları benim için bir işlem gerektiriyorsa, Google Takvim'de bir "görev" oluşturuyorum (örneğin: “Lisa ile öğle yemeği için bir yer seçin” veya “Excel elektronik tablomu patronuma gönder”) ve bir son tarih ekleyin Bu göreve gerekirse bir hatırlatma alacağım. Bu şekilde, gecenin ortasında, ne yapmayı unuttuğum için endişelenmiyorum. Cidden, iyi geceler uykuya değer. Kendi organizasyon protokolünü geliştirmek için kendine güven. Size sadık kalırsanız, sizin için rahat ve sürdürülebilir olan herhangi bir yöntem işe yarayacaktır.
4. Önce Büyük Kayaçlarla Mücadele. Son derece başarılı İnsanların 7 Alışkanlığını yazan Stephen Covey'e göre, “hayatın büyük kayalar”, ilk önce sen koymazsan, asla onlara asla ulaşamayacaksın. Yine de, çoğu zaman en önemli olanlarıdır. Onlardan uzak durduğumuzda, zihinsel ve duygusal olarak ağır bir şekilde ağırlaşırlar. Büyük kaya metaforunu e-postaya uyguladığınızda, zamanınızın çoğunu çevrimiçi küçük kum taneleri ile uğraşmanın ne kadar kolay bir zaman harcayacağını görebilirsiniz - acil ihtiyaç duyan acil e-postalar Dikkat edin ve bize üretkenlik yanılsamasını verin - ve büyük taşları - bizi ciddi olarak düşünmemizi veya yapmamızı gerektiren e-postaları. Bu büyük kayalar daha az önceliğe kapıldıkça, bizim için daha fazla kaygı uyandırıyorlar. İlk önce büyük kaya e-postalarının üstesinden gelmek için yemin ederek potansiyel potansiyel stres. Her zaman. Öncelikle, daha zor, daha fazla zaman alan gelen posta kutularına hitap etmek, ancak bu e-postaların sizin için ne istediğini anlamak için zaman ayırmak, uzun vadede size zaman ve stres kazandıracağından emin olabilir. Omuz tansiyonu serbest bırakılır, bozulmamış gelen kutunuza hayran olur, tekrar dolmaya başlayacaktır. Bu hayattır. Ama üzülmeyin - derin temizlik yapılır ve bu zor kısımdır. Şu anda bakım yapmak artık yerinde bir aptal geçirmez sisteme sahip olmanın kolay bir parçası. Üretken günler ve huzurlu gecelerin, gelen kutunuzun bir daha asla dağılmasını engellemek için ihtiyaç duyacağınız tüm motivasyonlar olacağını söyledikten sonra deneyimlerimden bahsediyorum.
